Toplam Kalite Yönetiminin Dinamik Sistemi: Öneri

Toplam Kalite Yönetiminin Dinamik Sistemi – Son yıllarda Türkiye’de de uygulaması yaygınlaşan öneri sistemi; şirketlerin bünyelerindeki gizli güçler olarak tabir edilebilecek, en alttan en üste kadar tüm çalışanlarını, nitelikli patentleri oluşturacak inovatif fikirleri üretmeye ve paylaşmaya teşvik etmek, bu fikirlerin uzman kadrolarca değerlendirilip uygun olanların patentlenmesi suretiyle kurumlara  inovasyon kültürünü benimsetmeyi amaçlamaktadır. Tüm çalışanlarının inovasyonu felsefe edindiği, motivasyonu yüksek bir kurum, sürekli bir üretkenlik döngüsünün içerisine girer. Bu döngü zamanla büyüyerek, firmayı rekabet gücü ve nitelikli patent sayısı, dolayısıyla prestiji yüksek kurumsal firmalara dönüştürür. İnovatif hareketlenmenin sağladığı prestij ile tanınmış dünya markaları ile aynı platformda bulunabilmek mümkün kılınıpatentr.

Yönetime Katılma Sistemine Genel Bakış

Yönetime katılmada 3 çeşitli model;

1. Danışmalı model
2. Katılmalı model
3. İşçi kontrolü modeli

1. Danışmalı model, yöneticilerin kendilerine statü olarak en yakın çalışanlarından başlayarak tüm işçilerin görüşlerini almasından,onlara yetki devrederek faaliyetlerini denetlemeye kadar uzanan bir süreci kapsamaktadır.  Bu modelde, danışılan kişide saygı gördüğü ve kendisine değer verildiği izlenimi oluşturduğundan, danışmalı model bir yandan çalışanlarda motivasyonun artmasına, diğer taraftan da işletme yönetiminde hatalı karar sayısının azalmasına yardımcı olmaktadır. Bu modelin diğer bir avantajı ise, alınan kararlara işletme çalışanları tarafından gelen olumsuz tepkileri azaltmasıdır.

2. Katılmalı model, danışmalı modelden farklı olarak karar sürecinde, işçi ile yönetimin birlikte hareket etmesi temeline dayanmaktadır. Katılmalı modelde temel değerlendirme kriteri, alınan kararda işçinin ne kadar etkin olduğudur. Bu modelde işçi ve yönetim ortak bir konuda azınlık modeli veya eşitlik modeli doğrultusunda karar almakta ve uygulamaktadır. Azınlık modelinin bir uygulamasında alınan kararlarda çalışanlar tam anlamıyla etkin olmamakla beraber yönetim, çalışanların tepkilerinden sakınarak kendi söylemlerini dayatmak yerine orta yolu bulma arayışına girmektedir. Danışmalı modelde, işçilerle çift yönlü bir iletişim sağlanmasına rağmen yönetim yetkisi paylaşılmamakta ve işçilere, danışma yoluyla katılımın sağlandığı fikri aşılanmaktadır.

3. İşçi Kontrolü: Genellikle sosyalist ülkelerde uygulanan bu yönetime katılma modeli, işçilerin yönetime katılmasından ziyade yönetimi tamamen ele almalarını öngörmektedir. Bu modelde, üretim etmenlerinin hepsinin toplumsallaştırılması ve tüm işçilerin, mülkiyet sahipleri adına yönetime katılımının sağlanması gerektiği savunulmaktadır.

Öneri Sistemi

Önceleri motivasyonu arttırıcı bir araç olarak görülen öneri sistemi, artık farklı tecrübeler ve bakış açıları neticesinde ortaya çıkan inovatif, katma değer oluşturacak patentleri doğuran fikirlerin yarıştığı bir platforma dönüşmeye başladı. Kurumlar artık çalışanlarının önerdiği çok çeşitli fikirlerle sürekli iyileştirme süreçlerine katkı sağladığı, inovatif olabilme yolunda büyük adımlar attığı, çok sayıda patente sahip olduğu ve kurumsal kimliğini güçlendirdiği gibi diğer yandan da zaman ve maliyet tasarrufu da sağlayabilmektedirler.

Öneri sistemi; çalışanların önerilerinin toplanması ve bu önerilerin tecrübeli ve işe hakim bir komisyon tarafından değerlendirilmesi, bu değerlendirmeler sonucunda uygulanabilir teknik içerikli fikirlerin patentlenmesi ve diğer kapsamlarda kalan fikirlerin de işletme yararına hayata geçirilmesi şeklinde ilerleyen temel bir prosese dayanmaktadır. Bu proses sonucunda fikir sahibinin ödüllendirilmesi uygulaması opsiyonel olup; ödüllendirme sisteminin, çalışanın sadece takdir edilip isminin duyurulması sitemine göre çok daha etkili sonuçlar doğurmakta, çalışanı daha fazla teşvik edici özelliğe sahip olduğu görülmektedir.

Peki ödüllendirme sistemi yaratırken nelere dikkat etmek gerekir?

Öneri sisteminin temel amaçlarından birisi, en üst yönetimden mavi yakaya ve diğer tüm çalışanlara kadar şirket bünyesinde emek veren tüm çalışanların dinlemesinden ziyade, dinlenmesini, fikirlerini rahatlıkla ifade edebilmesi ve bu fikirlerin değerlendirildiğini görüp aidiyet sağlanmasıdır.

Öneri sisteminin başarıya ulaşabilmesi için; moda uygulamalardan biri olduğu için uygulanan bir yönetim sistemi olarak görülmeyip, şirket kültürü haline dönüştürülecek, tamamen şeffaf bir şekilde inanılan bir sistem olmalıdır. Her bir çalışan, kalite geliştirme ekibinin bir üyesi olarak görülmeli, her bir fikrin kuruma milyon dolarlar kazandırabilecek patentlere konu olabileceği veya yönetim sistemindeki çözülemeyen açıkların kapatılmasını sağlayabilecek potansiyel uygulamalardan birisinin temelini oluşturabileceği gözden kaçırılmamalıdır.

Dünyada Yönetime Katılma Ve Öneri Sistemi

Dünyaca ünlü otomotiv firmalarından Toyota’ nın; öneri sistemini kullanmaya başlaması 1951 yılına dayanıyor. Firma 1986’dan itibaren 200 bin çalışanından toplam 16,2 milyon öneri aldı. Çalışanların katılım oranı yüzde 98’e ulaştı. Toyota çalışanlarının getirdiği öneriler, bir kurum kültürü oluşturdu. Yapılan önerileri değerlendirmek üzere uzman kadrodan oluşan özel bir bölüm kuruldu.

Peki Toyota bu sistemi bu kadar etkili kullanmayı nasıl başardı? Öncelikle, bu sistemin çalışanların motivasyonunun artırılmasınaetken bir “araç” olarak gördü. En alt çalışanların dahi getirdiği öneriler titizlikle dinlendi. Öneriler, uzman kadro tarafından 24 saat içinde incelenip 72 saat içinde de uygulanabilir olup olmadığı çalışanların bizzat kendilerine açıklandı. Toyota öneri sistemi ile çalışanlarına “değerli” oldukları fikrini empoze etti.

Öneri sistemini uygulayan diğer bir firma ise;geçtiğimiz yıl yapmış olduğu 5 bin patent başvurusu ile Türkiye’nin yaptığı toplam patent başvuru sayısının yarısına ulaşan IBM. Teknoloji devi firma, çalışanlarına kendilerini rahat hissedecekleri ve düşüncelerini geliştirecekleri bir platform olan “ThinkPlace” adını verdiği bir düşünme mekanı yarattı. Bu mekana katılım 90 bin kişiyi aştı. Süreç sonunda uygulanmaya değer görülen fikir sayısı ise 100’ü aştı. Uygulamaya değer bu fikirlerin firma gelişimine farklı açılardan katkıları oldu. IBM yetkilileri bu 100 fikrin yüzde 14’ünün gelir artışına, yüzde 36’sının kültürel gelişime yüzde 50’sinin ise verimliliği arttırmaya etken olduğunu açıkladı. Firma, kullandığı öneri sisteminin de sağladığı önemli katkılar ile patent rekortmenleri arasında yerini aldı.

Japonya’da, öneri sisteminin sağladığı avantajlar bağlamında, 452 işletmede yapılan bir araştırma; bu şirketlerde 23 milyon 532 bin fikir ortaya atıldığını, bunların yaklaşık yarısının hayata geçirildiğini, önerilerden yaratılan karın ise 225,3 milyon yene ulaştığını raporluyor.

Türkiye’de Öneri Sistemi

Son yıllarda sadece yurtdışında değil, ulusal bazda da öneri sistemi daha çok kullanılan, fonksiyonel bir hale büründü. Şirketlerde öneri sistemi, çalışanlar tarafından da çok fazla ilgi görüyor ve onları daha verimli çalışıp, üretmeye teşvik ediyor. Özellikle büyük şirketlerde öneri sisteminin tarihi daha eskilere dayanıyor. Rekabetin gün geçtikçe daha fazla kızıştığı ve bu rekabet ortamının patent savaşlarını tetiklediği günümüzde,firmalar, gelen önerileri değerlendirebilmek ve en yaratıcı, kârlı olanlarını seçip hayata geçirip uygun olanlarının patent tescilini almaya yönelik sistemler geliştirilmeye çalışılıyor.

Kurumsallaşma ve inovatif bir yapıya sahip olabilme ilkelerini benimseyip, stratejilerini bu yönde belirleyen Türk firmaları da artık çalışanlarının fikirlerini önemseyen ve çalışanlarının kendilerini değerli hissettiği kurumlara dönüşüyor. “İşi en iyi yapan bilir” felsefesinin son yıllarda Türk yöneticiler tarafından daha da önemsendiği görülüyor.
Bankacılık sektöründe öneri sistemini en etkin kullananlardan birisi İş Bankası. Banka, “Bir teklifim var” isimli intranet sistemiyle banka çalışanları, önerilerini hem yöneticileriyle hem de birbirleriyle paylaşıp, çalışanlarını daha yaratıcı ve katılımcı kılabilmeyi amaçlıyor. Fikirler “Teklif İnceleme Ekibi” tarafından sürekli takip edilip değerlendiriliyor. Gelen öneriler genelde, bankaya yeni hizmet sahaları bulmak ve yeni ürünler geliştirmek gibi kriterlere göre sınıflandırılarak değerlendiriliyor. Bunların dışında bankanın kurumsal kimliğini ve imajını güçlendirmek, müşterilere daha kaliteli hizmet vermek gibi inovatif kriterler de değerlendirme sürecinde önemseniyor.

İş Bankası’na çalışanlarından öneri sistemi aracılığıyla ayda 300 ile 400 arası öneri geliyor. Banka yetkilileri, son 3 yılda, bu fikirler arasından 400’e yakın öneriyi uygulamaya değer bulduklarını açıklıyor. Yetkililer, seçilen fikirlerin hayata uygulanması sürecini de şu şekilde anlatıyorlar: “Uygulanmaya değer öneriler, konusu itibariyle hangi departmanın görev tanımı içerisinde yer alıyorsa, ilgili öneri o departmana iletiliyor. Önerilerin fayda maliyet analizi sonucunda çıkan fayda oranında öneri sahibi ödüllendiriliyor.”

Türkiye’nin en yenilikçi şirketi olma misyonunu taşıyan, Ar-Ge çalışmalarına yıllık olarak ayırdığı 70-100 milyon civarında bütçeyle Türkiye’de en çok patent ve Ar-Ge merkezine sahip olan şirket ünvanını elde eden Arçelik’te de çalışan önerileri şirketin inovatif felsefesinin önemli bir parçası. Arçelik, gerek üretim gerekse üretim dışı süreçlerle ilgili olarak tüm konularda, bireylerden gelen önerileri uzun yıllardır “Arçelik Bireysel Öneri Sistemi” ile yönetiyor. “Fikir Bankası” isimli intranet uygulaması ile çalışanlar önerilerini zaman kaybetmeden şirket bünyesindeki diğer çalışanlar ve üst düzey yöneticilerle paylaşabiliyor. Örneğin, Türk kahvesi makinesi “Telve”nin üretimiyle ilgili ilk öneriler, bu platform aracılığıyla gelmiştir. Arçelik, yaratıcı problem çözme ve yenilikçi özelliklerin ürüne kazandırılması amacıyla öneri sistemleri dışında farklı teknikler de uyguluyor.

Arçelik yetkilileri, şirkette her yıl ortalama 150-200 uygulamaya değer fikir ve bunların sonucunda 10’un üzerinde patent başvurusu yapıldığını;15-20 prototip üzerinde denenen farklı fikirlerden gerekli görülenlerin pazardan gelen geribildirimler doğrultusunda hayata geçirildiğini iletiyor.

Arçelik çalışanlarının fikirleri dışında tüketicilerininkileri de dinleyip çok yönlü bir öneri sistemi uyguluyor. Arçelik, İlk kez 2005 yılında hayata geçirdiği bu sistem ile bayilerinden çok sayıda öneri toplandı ve topladığı fikirlerin yüzde 60’ı uygulamaya geçirdi.
Patent odaklı Ar-Ge projelerinin temel yöntemi olan 6 Sigma yöntemini ,Türkiye’de ilk uygulayanlardan olan ve inovasyonu bütün iş ve üretim süreçlerini kapsayan bir yaklaşım olarak  benimseyen  Borusan Lojistik de öneri sistemi uygulamasına 2006 yılında “Online Öneri Sistemi” ile  geçmiştir. Firma, her yıl VOC (Voice of Customer) komitesi tarafından belirlenen en başarılı öneri ödüllendiriyor. Ayrıca her yıl önerisi projeye dönüşen çalışanlar onur plaketi ve fikir sahibi rozeti alıyorlar.

Borusan Lojistik’te, ayda ortalama 15 öneri geliyor. Gelen bu önerilerin değerlendirilmesi sonucunda, son 3 yılda toplam 53 öneri hayata geçirildi. Firma, 2006 yılına kadar gelen ve hayata geçen önerilerden yaklaşık 500 bin dolar gelir elde etmiştir.

2008 yılında Türk patent Enstitüsü tarafından marka başvurusu dalında ödüllendirilen Ülker Grubu, 1990 yılından bu yana çalışanlarını öneri sistemine dahil ettiği “Akıl Küpü” uygulamasını gerçekleştiriyor. Çalışanlar kalite artırmadan verimliliğe, müşteri şikayetlerinden servislere kadar organizasyonların iyileştirilmesine yönelik her türlü öneriyi “Akıl Küpleri”ne atıyor. Bu öneriler daha sonra değerlendirme kurullarında tartışılıyor. Ve önerinin şirkete sağlayacağı katkıya göre çalışanlar ödüllendiriliyor. Ayrıca, Ülker, “Özel Konulara Özel Ödüller” başlığı altında uzun soluklu çalışmalar da sürdürüyor. Bu çalışmalar için yönetim takımı tarafından her 3 ayda bir konu başlıkları belirleniyor ve tüm çalışanların yenilikçi fikirleri toplanıp fizibilite çalışmaları yapılıyor. Ürünlerle ilgili inovatif çalışmalar, Ar-Ge ve pazarlama departmanları tarafından koordine ediliyor. Örneğin, “Biskrem Dolgu Çubuk” bir çalışan önerisi. Öneri sistemleri kapsamında, “Akıl Küpü” ve “Ülker Gelişme Grupları” gibi uygulamalarla çalışanlar da sisteme dahil oluyor.
DHL’ in çalışan fikirlerini değerlendirmek amacıyla kullandığı intranet sistemli programlar “Öneriyorum” ve “Parlayan Yıldızlar” isimlerini taşıyor. Şirket ayrıca düzenli olarak gerçekleştirdiği workshop’ lar ve departman toplantılarıyla da çalışanların görüş bildirmesine olanak sağlıyor. “Öneriyorum” sistemi kapsamında ayda 40 öneri geliyor. Yöneticiler tarafından kabul edilen her öneri 1 çeyrek altınla ödüllendiriliyor. Önerinin üst yönetim tarafından onaylanması ve önerinin hayata geçirilmesi sonucunda ise çalışan 2 ekstra çeyrek altın daha kazanıyor. Yıl sonunda gelen öneriler arasından verimliliğe, karlılığa ve iş süreçlerine en fazla katkı sağlayan öneri büyük ödülü almaya hak kazanıyor.

“Parlayan Yıldızlar” öneri sistemi ise çalışanların birbirini takdir etmesi temeline dayanıyor. Bu program kapsamında en fazla puan toplayan çalışanlar para ödülü kazanıyor” diyor.
Sahip olduğu nitelikli patentler ile literatüre sağladığı katkılar ve inovatif uygulamalarıyla dünya devleri arasında yerini koruyan Roche, 2002 yılında dünya genelinde başlattığı “Geleceği Kazanma” isimli öneri programı, her bir çalışanın kurumları için bir değer yaratabileceği fikriyle meydana geldi. Bu felsefeye dayanarak Roche, 2005 yılında “Roche+1” adıyla bir öneri yarışması düzenlemeye başladı. Yarışma; iş geliştirme, iç/dış iletişim, güvenlik ve çevre koruma olmak üzere 4 kategoriden meydana geliyor. Kazanan fikir sahipleri, seçecekleri bir ülkede 2 kişilik bilet ve konaklama içeren bir paketle ödüllendiriliyor.  Ayrıca projenin başarıya ulaşması kaydıyla çalışanlar, şirketten kâr payı alma hakkına ve 3 aylık iş geliştirme programına katılma şansına sahip oluyor.

Roche firmasını uyguladığı öneri sistemleri çerçevesinde; 2005 yılında, 63 Roche çalışanı toplam 92 projeyle yarışmaya katıldı. 2006’da ise19 çalışan 29 proje önerisinde bulundu.

Bill Gates, tüm Microsoft çalışanlarının inovatif fikirleriyle firmaya katkı sağlayabilmeleri amacıyla 6 ayda bir “Thinkweek” başlığı altında toplantılar gerçekleştiriyor. Patent savaşlarının başrollerinden birini üstlenen ünlü teknoloji firması Microsoft’un çalışanları da yeni ürün, yeni araştırma alanları, eğilimler ve yeni teknolojilerle ilgili önerilerini bu toplantılarda Bill Gates’e sunuyor. Fikirler, Gates ve diğer yetkililer tarafından detaylı olarak incelenip değerlendirmeye alınıyor. Microsoft ayrıca, “MS Ideas” platformu ile de özellikle teknoloji konulu önerilerini portal üzerinde biriktiriyor. Bu platform önerilerin daha hızlı hayata geçmesine olanak veriyor. Microsoft Türkiye de benzer bir uygulamaya başladı. Fikirlerin unutulup gün içerisinde kaybolmaması için öneriler anlık olarak “Sharpoint” adı verilen portala giriliyor ve “MS Turkey Ideas” komitesi tarafından değerlendirilip analiz edilip hayata geçirilemeyecek fikirlerle ilgili kişiye nedenleri açıklanarak geri dönülüyor.

Microsoft ve çalışan motivasyonunu artırmak amaçlı fikirlerin ödüllendirilmesi için  “anında takdir süreci” ni oluşturdu. Başarılı fikir sahiplerine ait global ödüller anında duyuruluyor ve bu duyurular pazarlama iletişiminin gücünden yararlanarak, sıradan olmayan bir biçimde çalışanlara sunuluyor.

Öneri Sisteminin Meyveleri

• T-Box markası, 2003 yılında, Boyner Grubu çalışanlarının önerileri doğrultusunda oluşturuldu.
• Arçelik’in portföyünde yer alan “kartuşlu buzmatik”, “Telve” kahve makinesi, “iç içe geçebilir tel şişelik”, “kapı rafında kolalık” gibi ürünler çalışanların önerileri ile geliştirildi.
• Ülker’in çalışanları; “Fındıklı CafeCrown”, “Soyet Soya Kıyması”, “Biskrem Dolgulu Çubuk”, “Hazır Pilav”,” yeni çorba çeşitleri” vb. birçok farklı ürünün çıkışına neden oldu.
• Ülker grup şirketlerinden Polinas’ın ürettiği yaklaşık “10 mikron ambalaj filmleri” de böyle ortaya çıktı.
• Finansbank, çalışanlarının önerilerinden birisi olan “ekstre basımında sayfa azaltılması” konusu ile hem müşteri memnuniyetini hem de zaman ve maliyet tasarrufunu getirdi.
• Eczacıbaşı Özgün Kimya da çalışanlarından gelen öneriler ile üretimde yüksek enerji maliyetini azaltarak yıllık 2 bin 937 dolar tasarruf sağlandı.
• Eczacıbaşı Sağlık Ürünleri ise steril toz dolum makinesinde yaşanan soruna çözüm olarak getirilen çözüm önerisi ile yıllık 20 bin dolar tasarruf sağladı.

Efor Patent | Tescilleyin Sizin Olsun